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직원마다 입사일이 다르면 연차 발생일과 사용기간도 달라져 수기로 관리하기 어렵습니다. 특히 1년 미만 근로자의 월 단위 연차와 3년 이상 근로자의 가산연차를 같은 방식으로 계산하면 오류가 생기기 쉽습니다.
이 글에서는 직원목록·사용내역 두 개 시트로 연차관리대장을 만들고, 입사일·기준일·개근월수·출근율을 반영해 발생일수와 사용일수, 잔여연차를 자동 계산하는 Excel 수식을 정리합니다.
연차 발생 기준 먼저 확인
| 구분 | 법정 기준 | 대장에 필요한 값 |
|---|---|---|
| 계속근로 1년 미만 | 1개월 개근 시 1일, 최대 11일 | 실제 개근월수 |
| 1년 이상·출근율 80% 이상 | 15일 | 입사일·기준일·출근율 |
| 3년 이상 계속근로 | 최초 1년 초과 후 매 2년마다 1일 가산 | 완료된 근속연수 |
| 가산 포함 한도 | 최대 25일 | MIN 함수 |
| 1년 이상·출근율 80% 미만 | 개근한 달마다 1일 | 해당 기간 개근월수 |
적용 범위: 아래 수식은 근로기준법상 연차유급휴가가 적용되는 상시 5인 이상 사업장의 입사일 기준 예시입니다. 회계연도 기준 운영, 단시간근로, 휴직·복직, 퇴사자의 연차는 별도 검토가 필요합니다.
직원목록 시트 열 구성
| 열 | 항목 | 입력 방식 |
|---|---|---|
| A | 사원명 또는 사번 | 직접 입력 |
| B | 입사일 | 날짜 입력 |
| C | 기준일 | TODAY 또는 결산일 |
| D | 출근율 | 예: 95% |
| E | 개근월수 | 근태 확인 후 0~11 입력 |
| F~I | 근속연수·발생·사용·잔여 | 수식 자동 계산 |
1단계｜기준일과 근속연수 계산
C2를 오늘 날짜로 자동 갱신하려면 다음 수식을 입력합니다. 월말 결산표라면 TODAY 대신 고정된 결산일을 직접 입력하는 편이 안전합니다.
B2 입사일부터 C2 기준일까지 완료된 근속연수는 F2에서 계산합니다.
2단계｜발생연차 자동 계산
G2에 다음 수식을 넣습니다. F2가 0이면 E2의 실제 개근월수를 최대 11일까지 반영하고, 1년 이상이면 출근율 80%를 기준으로 계산합니다.
근속 1~2년은 15일, 3~4년은 16일, 5~6년은 17일로 늘어나며 최대 25일에서 멈춥니다. 1년 미만과 출근율 80% 미만인 경우에는 입사일만으로 개근 여부를 알 수 없으므로 E열을 실제 근태자료로 입력해야 합니다.
1년 미만 개근월수 참고값
매월 모두 개근했다는 전제의 참고값만 필요하다면 다음처럼 완료된 개월 수를 최대 11개월로 제한할 수 있습니다.
이 값은 자동 확정값이 아닙니다. 결근이 있었던 달은 연차가 발생하지 않을 수 있으므로 근태자료와 대조해야 합니다.
3단계｜사용내역 시트 만들기
두 번째 시트 이름을 사용내역으로 정하고 A열 사원명, B열 사용일, C열 구분, D열 사용일수를 입력합니다.
| 사원명 | 사용일 | 구분 | 사용일수 |
|---|---|---|---|
| 김직원 | 2026-09-01 | 연차 | 1 |
| 김직원 | 2026-09-15 | 반차 | 0.5 |
| 이직원 | 2026-09-18 | 2시간 | 0.25 |
1일 8시간 기준이면 반차는 0.5일, 2시간은 0.25일로 관리할 수 있습니다. 시간 단위 휴가 운영 여부와 환산 방식은 취업규칙을 따르세요.
4단계｜사용연차 SUMIFS로 합산
직원목록 H2에서 A2 직원의 사용일수를 합산합니다. 사용기간 시작일을 J2, 종료일을 K2에 입력했다는 예시입니다.
사원명이 같은 사람이 있을 수 있으므로 실제 업무에서는 이름보다 중복되지 않는 사번을 사용하는 것이 안전합니다. 사용일은 문자 아닌 실제 날짜값으로 입력해야 조건이 정상 작동합니다.
5단계｜잔여연차와 상태 표시
I2의 잔여연차는 발생연차 G2에서 사용연차 H2를 뺍니다.
사용량이 발생량을 넘었는지 별도 경고하려면 L2에 다음 수식을 넣습니다.
잔여 3일 이하를 색으로 표시하려면 I열에 조건부 서식을 적용해 ‘셀 값이 3 이하’일 때 주황색 채우기를 지정합니다.
입사일 기준 사용기간 만들기
근속 1년 이상 직원의 현재 연차 사용기간 시작일 J2는 기준일이 속한 입사기념 연도를 계산하는 방식으로 만들 수 있습니다.
종료일 K2는 다음 입사기념일 전날입니다.
2월 29일 입사자, 퇴사자, 휴직기간 및 회사의 회계연도 전환 방식은 단순 수식만으로 확정하기 어렵습니다. 회사 규정과 법정 입사일 기준보다 불리하지 않은지 별도로 확인하세요.
회계연도 기준 운영 시 주의점
회사 편의를 위해 1월 1일부터 12월 31일까지 회계연도로 연차를 관리할 수 있지만, 퇴직 시에는 입사일 기준 법정 연차보다 불리한 결과가 생기지 않도록 정산해야 합니다. 따라서 대장에 ‘회계연도 발생일수’와 ‘입사일 기준 발생일수’를 별도 열로 두고 퇴직 시 비교하는 방식을 권합니다.
실무 팁: 자동 계산값은 관리 편의를 위한 참고값입니다. 연차 확정 전에는 출근율, 개근월, 휴직·육아휴직, 업무상 재해 기간, 퇴사일과 회사 취업규칙을 함께 검토하세요.
오류가 날 때 확인할 부분
| 증상 | 원인 | 해결 |
|---|---|---|
| #NUM! | 입사일이 기준일보다 늦음 | 날짜 순서 확인 |
| 사용연차가 0 | 사번 불일치·문자 날짜 | 사번과 날짜 형식 통일 |
| 1년 미만 연차 과다 | 개근 여부 미반영 | 실제 개근월수 입력 |
| 가산연차가 1년 빠름 | 근속연수 계산식 오류 | 완료 연수 기준 수식 사용 |
| 잔여연차 불일치 | 사용기간 범위 오류 | J·K열 시작일과 종료일 확인 |
자주 묻는 질문
Q1. 입사 1년 미만이면 자동으로 매달 1일이 생기나요?
매월 개근해야 1일이 발생합니다. 입사일부터 지난 개월 수만 계산하지 말고 실제 개근 여부를 근태자료로 확인해야 합니다.
Q2. 입사 1년이 지나면 첫해 11일에서 15일을 빼나요?
아닙니다. 현재 법령상 최초 1년 동안 개근으로 발생한 최대 11일과, 최초 1년간 80% 이상 출근해 다음 날 발생하는 15일은 각각 부여됩니다.
Q3. 근속 3년이면 연차가 며칠인가요?
1년간 출근율 80% 이상이라는 전제에서 3년 이상 계속근로자는 기본 15일에 가산 1일을 더해 16일입니다.
Q4. 반차와 시간차도 합산할 수 있나요?
사용내역 시트의 사용일수를 반차 0.5일, 2시간 0.25일처럼 환산하면 SUMIFS로 함께 합산할 수 있습니다. 환산 기준은 회사 규정을 따릅니다.
Q5. 모든 회사가 입사일 기준으로 관리하나요?
관리 편의상 회계연도 기준을 쓰는 회사도 있습니다. 다만 근로자에게 법정 입사일 기준보다 불리하지 않도록 운영하고 퇴직 시 정산해야 합니다.